Większość firm MŚP traktuje zapas magazynowy jako aktywo. W bilansie wygląda to świetnie — majątek firmy rośnie. W rzeczywistości jednak nadmierny zapas to pasywo, które po cichu zjada Twoją płynność finansową.
Jeśli kupiłeś paletę towaru za 10 000 zł i leży ona u Ciebie rok, to nie kosztowała Cię ona tylko 10 000 zł. Kosztowała znacznie więcej. Problem polega na tym, że większość tych kosztów nie trafia na jedną fakturę, więc łatwo je przeoczyć. Właśnie dlatego warto liczyć Inventory Carrying Cost (ICC), czyli koszt utrzymania zapasu w czasie.
Jeśli chcesz spojrzeć na temat szerzej, od strony rentowności produktu, zobacz też jak liczyć marżę pokrycia CM2 oraz które KPI naprawdę pokazują, czy sklep zarabia.
Policz koszt zakupu i magazynowania dla swoich zapasów →
Aby podjąć racjonalną decyzję: „wyprzedajemy ze stratą czy trzymamy", musisz znać swój procentowy koszt utrzymania zapasu. Poniżej prosty wzór, który stosuję podczas audytów u klientów:
To wskaźnik, który pokazuje jaki procent wartości zapasu „znika" rocznie tylko dlatego, że towar leży. Im wolniejsza rotacja, tym bardziej ICC zaczyna zjadać zysk z produktu.
Najczęściej firmy widzą tylko koszt zakupu. Tymczasem na realny koszt utrzymania zapasu składają się przynajmniej cztery grupy:
1. Koszt kapitału: jeśli finansujesz zapas kredytem obrotowym, płacisz odsetki. Jeśli finansujesz własną gotówką, tracisz alternatywę — tę samą kwotę mógłbyś przeznaczyć na reklamę, nowe SKU albo bezpieczeństwo płynności.
2. Koszt powierzchni: czynsz, prąd, ogrzewanie, ubezpieczenie, regały, wózki, miejsce paletowe. Towar zajmuje przestrzeń, która mogłaby pracować na coś bardziej rotującego.
3. Ryzyko i starzenie: przeceny, utrata wartości, uszkodzenia, przeterminowanie, zmiana sezonu, zmiana modelu produktu. Im dłużej towar leży, tym większa szansa, że sprzedasz go taniej niż zakładałeś.
4. Koszt obsługi: przyjęcie dostawy, przestawianie, inwentaryzacja, kompletacja, czas magazyniera, błędy operacyjne. Nawet jeśli nie widzisz tego wprost, zapas generuje pracę.
Standardowy wskaźnik ICC dla MŚP wynosi 20–30% rocznie. Oznacza to, że towar kupiony za 100 zł, po roku leżenia na półce realnie kosztuje Cię 125 zł. Sprawdź, czy Twoja marża to wytrzymuje.
Załóżmy, że masz produkt kupiony za 200 zł. Twoja planowana marża sprzedaży to 20%, więc liczysz na sprzedaż po 240 zł. Na pierwszy rzut oka wszystko wygląda dobrze.
Towary leżą ponad 180–360 dni bez ruchu — to najprostszy sygnał, że gotówka przestała pracować.
Rotacja zapasów spada — sprawdź też które KPI w e-commerce pokazują problemy z zapasem i płynnością.
Rosną przeceny i wyprzedaże końcówek — to często nie problem sprzedaży, tylko wcześniejszego przeszacowania zakupów.
Brakuje gotówki mimo sprzedaży — firma ma wynik „na papierze", ale pieniądze są zamrożone w magazynie.
Wygeneruj raport stanów magazynowych i dodaj kolumnę „Dni bez ruchu". Dla towarów leżących ponad 360 dni dolicz wirtualne +25% do ceny zakupu. Odpowiedź, czy trzymać czy wyprzedać, stanie się oczywista.
Nie czekaj na koniec roku obrotowego. Wykonaj te dwa proste kroki:
Lepiej sprzedać leżaka dzisiaj po cenie zakupu i odzyskać gotówkę na nowy, rotujący towar, niż trzymać go kolejny rok, łudząc się, że „kiedyś się sprzeda". Jeśli chcesz to policzyć szybciej, użyj kalkulatora zakupu i magazynowania. Jeśli z kolei chcesz połączyć koszt zapasu z rentownością produktu, wróć do tekstu o CM2 i realnej marży w e-commerce.
Jako Inżynier Zysku pomagam firmom MŚP automatyzować takie wyliczenia w Power BI.