Towar na półce nie jest "za darmo". Jak policzyć Inventory Carrying Cost?

Większość firm MŚP traktuje zapas magazynowy jako aktywo. W bilansie wygląda to świetnie – majątek firmy rośnie. W rzeczywistości jednak nadmierny zapas to pasywo, które po cichu zjada Twoją płynność finansową.

Jeśli kupiłeś paletę towaru za 10 000 zł i leży ona u Ciebie rok, to nie kosztowała Cię ona tylko 10 000 zł. Kosztowała znacznie więcej. Problem polega na tym, że większość tych kosztów nie trafia na jedną fakturę, więc łatwo je przeoczyć.

Właśnie dlatego warto liczyć Inventory Carrying Cost (ICC), czyli koszt utrzymania zapasu w czasie. Jeśli chcesz spojrzeć na temat szerzej, od strony rentowności produktu, zobacz też jak liczyć marżę pokrycia CM2 oraz które KPI naprawdę pokazują, czy sklep zarabia.

Sprawdź na liczbach

Policz koszt zakupu i magazynowania dla swoich zapasów →

Narzędzie: wskaźnik ICC (Inventory Carrying Cost)

Aby podjąć racjonalną decyzję: „wyprzedajemy ze stratą czy trzymamy”, musisz znać swój procentowy koszt utrzymania zapasu. Poniżej prosty wzór, który stosuję podczas audytów u klientów:

To wskaźnik, który pokazuje jaki procent wartości zapasu „znika” rocznie tylko dlatego, że towar leży. Im wolniejsza rotacja, tym bardziej ICC zaczyna zjadać zysk z produktu.

Co realnie wchodzi do kosztu ICC?

Najczęściej firmy widzą tylko koszt zakupu. Tymczasem na realny koszt utrzymania zapasu składają się przynajmniej cztery grupy:

• 1. Koszt kapitału: jeśli finansujesz zapas kredytem obrotowym, płacisz odsetki. Jeśli finansujesz go własną gotówką, tracisz alternatywę – tę samą kwotę mógłbyś przeznaczyć na reklamę, nowe SKU albo bezpieczeństwo płynności.
• 2. Koszt powierzchni: czynsz, prąd, ogrzewanie, ubezpieczenie, regały, wózki, miejsce paletowe. Towar zajmuje przestrzeń, która mogłaby pracować na coś bardziej rotującego.
• 3. Ryzyko i starzenie: przeceny, utrata wartości, uszkodzenia, przeterminowanie, zmiana sezonu, zmiana modelu produktu. Im dłużej towar leży, tym większa szansa, że sprzedasz go taniej niż zakładałeś.
• 4. Koszt obsługi: przyjęcie dostawy, przestawianie, inwentaryzacja, kompletacja, czas magazyniera, błędy operacyjne. Nawet jeśli nie widzisz tego wprost, zapas generuje pracę.

Zastosowanie w praktyce (liczby)

Standardowy dla sektora MŚP wskaźnik ICC często wynosi około 20–30% rocznie. Przyjmijmy ostrożnie 25%.

Oznacza to, że towar kupiony za 100 zł, po roku leżenia na półce realnie kosztuje Cię 125 zł.

Spójrz teraz na swoją marżę. Jeśli planowałeś zarobić 20%, a towar leży w magazynie ponad rok, to właśnie sprzedajesz go ze stratą, nawet bez udzielania rabatu klientowi.

Żeby wiedzieć czy produkt naprawdę zarabia, musisz zejść głębiej — do poziomu marży pokrycia CM2, która uwzględnia wszystkie koszty jednostkowe.

Przykład: kiedy „trzymanie towaru” przestaje mieć sens?

Załóżmy, że masz produkt kupiony za 200 zł. Twoja planowana marża sprzedaży to 20%, więc liczysz na sprzedaż po 240 zł. Na pierwszy rzut oka wszystko wygląda dobrze.

Jeśli ten towar leży 12 miesięcy, jego realny koszt rośnie do 250 zł. To znaczy, że sprzedaż po 240 zł nie daje już żadnej marży — tylko stratę.

I właśnie dlatego czasem lepiej sprzedać towar szybciej z mniejszym zyskiem, niż trzymać go kolejny kwartał i finansować jego obecność z własnej gotówki.

Jakie sygnały mówią, że zapas już Ci szkodzi?

• Towary leżą ponad 180–360 dni bez ruchu
  To najprostszy sygnał, że gotówka przestała pracować.
• Rotacja zapasów spada
  Jeśli chcesz patrzeć na to szerzej, sprawdź też które KPI w e-commerce pokazują problemy z zapasem i płynnością.
• Rosną przeceny i wyprzedaże końcówek
  To często nie problem sprzedaży, tylko wcześniejszego przeszacowania zakupów.
• Brakuje gotówki mimo sprzedaży
  Firma ma wynik „na papierze”, ale pieniądze są zamrożone w magazynie.

Wniosek do wdrożenia dzisiaj

Nie czekaj na koniec roku obrotowego. Wykonaj te dwa proste kroki:

1. Wygeneruj raport stanów magazynowych z Subiekta, Excela albo ERP.
2. Dodaj kolumnę „Dni bez ruchu”. Dla towarów leżących ponad 360 dni dolicz wirtualne +25% do ich ceny zakupu.

Lepiej sprzedać leżaka dzisiaj po cenie zakupu i odzyskać gotówkę na nowy, rotujący towar, niż trzymać go kolejny rok, łudząc się, że „kiedyś się sprzeda”.

Jeśli chcesz to policzyć szybciej, użyj kalkulatora zakupu i magazynowania. Jeśli z kolei chcesz połączyć koszt zapasu z rentownością produktu, wróć do tekstu o CM2 i realnej marży w e-commerce.

---